気質を活用してチームのコミュニケーションを改善する方法

このブログ記事は、人材マネジメントを始めたばかりの方に向けた「Truity at Work」シリーズの一部です。このシリーズでは、マネージャーとチームの双方に役立つコンテンツを提供し、性格を理解し、コミュニケーションを改善し、対立や変化にスムーズに対応できるよう支援します。シリーズの概要については、まずこちらの導入記事をご覧ください。

効果的なコミュニケーションは、チームが良い成果を上げるだけでなく、期待を超えるためにも最も重要な要素の一つです。しかし、異なるコミュニケーションスタイルに耳を傾け、どのように対応すべきかを知るには練習が必要です。

すでにチームの性格をマッピングしているなら、半分は達成したようなものです。チームが自分自身の性格タイプとチームメイトのタイプを理解していれば、その情報をコミュニケーションの改善に活用できます。 

アプローチにはさまざまな方法がありますが、ここではシンプルに、気質を活用します。チームでTypefinder®診断を受けている場合、各メンバーは4文字のMyers-Briggsタイプを受け取っており、それによって気質を判定できます。

「SP」、つまり感覚・知覚型の場合は、Respondersと呼ばれます。

「SJ」、つまり感覚・判断型の場合は、Preserversと呼ばれます。

「NT」、つまり直観・思考型の場合は、Theoristsと呼ばれます。

「NF」、つまり直観・感情型の場合は、Empathsと呼ばれます。

注：David Kierseyによるこれらのタイプの元々の名称は、Artisan、Guardian、Rationalist、Idealistでした。しかし現代では、これらの名称は混乱を招きやすいようです。そのため、気質との関連を理解しやすく、実践的に活用しやすい名称へと更新しました。    

各グループにはそれぞれの動機や原動力がありますが、今回はそれぞれの自然なコミュニケーションスタイル、その強みと起こり得る課題に焦点を当てます。また、チーム内のコミュニケーション改善に役立つアクティビティもご紹介します。  

詳しくは読み進めるか、こちらの動画をご覧ください。

4つのコミュニケーションスタイルを理解する

4つのコミュニケーションスタイルを見ていきましょう。チームの性格マップを手元に用意しておくと、聞いている内容を確認するための参考ガイドとして使えます。

Responders（SP）は、見たままのことを率直に伝える傾向があります。優れた語り手であり、自分の主張を示すために生き生きとした例を挙げることができます。要点を伝えるために短い言葉を使い、簡潔に話します。ただし、カジュアルなコミュニケーションスタイルによって相手を不快にさせることがあり、話すより考えるほうが速いため、重要な手順を飛ばしてしまうこともあります。 

Preservers（SJ）は、構造的かつ整理された方法で情報を提示する傾向があります。メッセージや指示を伝えるために、多くの詳細や例を交えながら、順序立てて話します。ただし、詳細を伝えすぎることがあり、順序立っていない情報を処理するには時間が必要な場合があります。 

Theorists（NT）は、客観的で独立した視点をとる傾向があります。前提に疑問を投げかけ、アイデアや計画を批判的に評価します。正確であることを求め、扱っている概念にふさわしい言葉を見つける必要があります。しかし、他者には批判的または傲慢に見えることがあります。 

Empaths（NF）は、異なる視点の間に共通点を見いだす傾向があります。共感力を用いて人々をつなぎ、コミュニケーションスタイルを適応させ、相手の可能性について楽観的に表現します。ただし、一般的または曖昧な言葉を使ったり、つながりが明確でない話題の間を飛んだりすると、他者にとって話を追いにくくなることがあります。 

チーム内の4つのスタイルについて考える際には、自分にとって一緒に働きやすいスタイルと、難しいスタイルはどれかを考えてみましょう。自分と同じスタイルの人は、異なるスタイルの人よりも自然に感じられる可能性が高いでしょう。 

チームアクティビティ

チームが自分の性格タイプと自然なコミュニケーションスタイルを認識したら、必要に応じて他のスタイルに適応する練習を支援できます。以下は、対面でもオンラインでも実施できるチームアクティビティです。 

1. 効果的なコミュニケーションとは何か？ それができていることをどう判断するか？

まず、効果的なコミュニケーションとは何か、また、コミュニケーションがうまくいっている場合とうまくいっていない場合の指標は何かを、グループで考えます。コミュニケーションを改善できた場合にチームへどのような影響があるかを話し合いましょう。 

2. 気質ごとに、自分のスタイルをどのように適応できるか？

個人または同じタイプの少人数グループ（例：Rationalistのみ、またはIdealistのみ）で、それぞれがほかの3つの気質に合わせて自分のコミュニケーションスタイルをどのように適応できるかを話し合います。焦点は、相手が自分に合わせて変わることを期待するのではなく、一人ひとりが変化の責任をどう担えるかに置きます。 

3. 各気質に向けて、順番にアイデアを発表する

各グループに、一度に一つの気質に焦点を当ててアイデアを発表してもらいます。たとえば、ほかの3タイプがPreserversに合わせて自分たちのスタイルをどう適応させるべきだと提案するかを発表します。その後、各気質について順番に進めます。

それぞれの気質には、適応しやすいものもあれば、難しいものもあります。必要なのは練習です。以下は、参加者が挙げるかもしれない例です。

Responders向け

• よりカジュアルなコミュニケーションを受け入れる
• 柔軟性の余地をつくる 
• 今起きていることに焦点を当てる
• より具体的かつ文字どおりに伝える 

Preservers向け

• 順序立てて整理して伝えるよう努める
• 細部に辛抱強く向き合う
• チームのメンバーについて話す
• 過去と、それが重要である理由について話し合う

Theorists向け

• 何をする必要があるかについて実際的に考える
• 質問に答える際は辛抱強く対応する
• 将来起こることについて話し合う
• 計画を話し合う際にモデルやフレームワークを用いる

Empaths向け

• 共感や個人的な経験について話す余地をつくる
• 人々への影響について話し合う
• 他者の生活をより良くする方法を探る 
• 一般化に辛抱強く向き合う 

次にすること

チームの性格マップを用意し、上記のアクティビティを実施したら、実践の時間です。チームメンバーと会うときはいつでも、その人のコミュニケーションスタイルについて知っていることに基づいて適応する準備をしておきましょう。各ミーティングで練習したいことを一つに絞り、その後どれだけうまくできたかを振り返ります。

チーム全体でも練習している場合は、各ミーティングの終わりに、うまくいったかどうかを尋ね、そのミーティングでコミュニケーションが効果的だったかを評価できます。次回に向けてどのように改善できるかを話し合いましょう。 

私たちは常にコミュニケーションをとっているため、コミュニケーションスタイルを調整する方法を身につけるには時間がかかることがあります。最初は居心地が悪く感じるかもしれません。しかし最終的には、チームがそれぞれの強みを結集して難しいテーマについて話し合い、一人ひとりが可能だと思っていた以上に互いを成長させられるようになれば、その努力は報われます。