新任マネージャーですか？効果的なフィードバックの伝え方

この記事は、人材管理を初めて担当する方に向けた「Truity at Work」シリーズの一部です。このシリーズでは、マネージャーとチームの双方に役立つコンテンツを提供し、パーソナリティへの理解を深め、コミュニケーションを改善し、対立や変化にもスムーズに対応できるよう支援します。シリーズの概要については、こちらの導入記事からご覧ください。

新任マネージャーにとって、フィードバックは少し厄介なものに感じられるかもしれません。人の成長を支援する責任があることはわかっていても、フィードバックは誰もが嫌な気持ちになりがちです。しかも、その効果は限定的な場合もあります。とはいえ、何がうまくいっていないのかを伝えなければ、どうすれば改善できるのでしょうか？ 

たとえ周囲に大きなフラストレーションを生むことになっても、肯定的なフィードバックだけに重点を置いたり、フィードバックそのものを避けたりするマネージャーがいるのは、驚くことではありません。 

フィードバックとは何か、そして異なる性格タイプがフィードバックにどのように向き合うのかを、さらに詳しく見ていきましょう。そのうえで、より効果的な別の方法をご紹介します。 

フィードバックとは？

多くの人は、フィードバックとは何かを知っていると思っています。多くの場合、それは自分の仕事が受け入れられない、あるいは期待していたほど良くないと告げられることです。しかし、フィードバックにはそれ以上の意味があります。4種類のフィードバックと、それぞれが人に与えうる影響を見ていきましょう。 

1. 肯定的なフィードバックは、相手がうまくできていることを褒め、認めることに焦点を当てます。望ましい行動を強化し、士気やエンゲージメントを高めることができます。 

2. 成長を促すフィードバックは、行動の改善や、その人がどのように違う行動を取れるかに焦点を当てます。

3. 否定的なフィードバックは、不必要に厳しく批判的なものです。特にストレスや怒りを感じているときに伝えると、その傾向が強くなります。自尊心や意欲を低下させ、パフォーマンスの低下につながることがあります。 

4. リーダーが忙しすぎる、必要性を感じない、あるいは難しい会話を避けたいといった理由でフィードバックをまったく行わないことも、意欲やエンゲージメントを低下させる可能性があります。  

4種類すべてのフィードバックを受け取った経験を思い出してみてください。そして、次の点を振り返ってみましょう。

• それによって、あなたの意欲は高まりましたか、それとも低下しましたか？
• 仕事の成果は良くなりましたか、それとも悪くなりましたか？
• スキルの向上につながりましたか？
• 上司や同僚に対する信頼は高まりましたか、それとも低下しましたか？
• そのフィードバックによって、あなたのキャリアの方向性はどのように変わりましたか？

フィードバックは、肯定的なもの、否定的なもの、成長を促すもの、あるいはまったくない場合を問わず、人々のキャリアに非常に大きな影響を与えることがあります。

あなたの性格はフィードバックのスタイルに影響します

上記の選択肢に基づくと、スタッフへのフィードバックのアプローチ方法には、あなたなりの好みがあるようです。気質を参考に、以下があなたの性格タイプに当てはまるか確認してみましょう。

職人（xSFPsおよびxSTPs）は、目の前の目標に関して、今うまくいっていること、またはうまくいっていないことに焦点を当てます。すぐに実践できる、簡潔で非公式なフィードバックを定期的に行うことを好みます。

守護者（xSFJsおよびxSTJs）は、会社の業績フィードバックのスケジュールに沿って、体系的なフィードバックを行うことに重点を置きます。通常は、成長を促すフィードバックを伴う肯定的なフィードバックを行います。

合理主義者（xNTPsおよびxNTJs）は、肯定的なフィードバックは重複しており不要だと考える罠に陥ることがあります。業績を向上させるため、成長を促すフィードバックに重点を置く傾向があります。

理想主義者（xNFpsおよびxNFJs）は、スタッフに多くの肯定的なフィードバックを与えますが、批判的または否定的だと感じる成長のためのフィードバックを伝えることには苦労する場合があります。

スタッフやほかの同僚にフィードバックを行った最近の経験について考えてみましょう。それはあなたの性格タイプとどのように一致していますか？どのような違いがありますか？

フィードフォワード：よりよい選択肢

フィードバックの新しい方法へ移行するには、フィードバックとは何かについての自分の思い込みに疑問を投げかける必要があります。フィードバックを「自分が何を間違えたかを言われること」とだけ捉えていると、次のような思い込みにとらわれてしまいます。

• 否定的でなければならない
• 一方的な指示でなければならない
• 過去の仕事についてのものでなければならない
• 評価を下すものでなければならない
• ミスや失敗に焦点を当てるものだ

これは、次のようなものにはなり得ないという前提に立っています。

• 肯定的なもの
• 双方向の対話
• 将来の仕事について
• 自己生成型 
• うまくいっていることに目を向けましょう

そんな会話には、ぜひ参加したいと思いませんか？ フィードバックを双方向の対話として捉え、従業員がうまくいっている点を認めながら、今後の仕事を改善する方法を自ら考え出せるようにすること。それこそが、素晴らしい職場をつくるための秘訣です。

でも、こんな疑問が浮かぶのもわかります。「それで効果はあるの？ パフォーマンスは向上するの？ 自分の時間を使う価値はあるの？ うまくいっていないことを伝えなければ、相手はどうやって気づくの？！」

フィードフォワードをうまく行えば、フィードバックに伴いがちな防衛的な反応をなくせます。誰が正しいか、誰が間違っているかを議論する必要はもうありません。自分の価値を証明する必要も、仕事を失う心配も、上司に目をつけられているのではないかと不安になる必要もありません。

フィードバックと同じ内容を、さらに時間効率よく扱えます。特に、フィードバックに対して人々が不安や防衛的な気持ちを抱いて無駄にする時間まで考慮すると、その効果はより大きくなります。

では、どのように進めればよいのでしょうか？マネージャーとして、自分を他者を評価しなければならない立場だと考えるのではなく、従業員の力を最大限に引き出すことを役割とするコーチやガイドだと捉えてください。次の質問を投げかけ、回答に耳を傾けることに重点を置きましょう。

1. “What is your goal for this task/project?”

新しいプロジェクトを始めるときも、過去のプロジェクトを振り返るときも、まずはこの質問から始めましょう。相手がどのように改善したいと考えているかに焦点を当てます。本人が伸ばしたい、または向上させたいスキルや才能に加え、プロジェクトのほかの要素について設定している挑戦的な目標も特定しましょう。次に進む前に、具体的な答えを得ることを目指してください。

2. 「これをするために、どんなアイデアがありますか？」

チームメンバーが目標達成のためのさまざまなアイデアやアプローチを考え出せるよう促しましょう。過去にうまくいったこと・いかなかったことではなく、今後できることに焦点を当てましょう。 

3. 注意深く耳を傾けましょう

この段階でのあなたの役割は、提案をしたり相手のアイデアを批判したりすることではありません。偏見を持たずに一つひとつの提案に耳を傾け、さらに別のアイデアを考え出すよう促すことです。 

相手があなたの経験に基づく提案を求めてきた場合は、遠慮なく伝えてください。ただし、未来に目を向けた前向きな内容にしましょう。

4. 「その中で、優先したいものは1つか2つありますか？」

従業員の才能と可能性を念頭に置き、目標の達成と能力の発揮に役立つ選択肢について話し合いましょう。チームや組織の目標に沿った形で目標を達成できるよう、近い将来に実行可能な実践的かつ具体的な戦略を立てる手助けをしてください。

5. 「どのようにサポートできますか？」

従業員が目標を達成するには、常に私たちのサポートが必要です。しかし、そのサポートは必ずしも私たち自身が必要とする、あるいは望むものと同じとは限りません。従業員が最高の力を発揮するために、私たちにどのような支援を求めているのかについて認識を合わせることで、全員の時間と心配を大幅に減らせます。

6. 「その明確さと集中力を得て、今どのように感じていますか？」

目標、戦略、そして今後について従業員がどう感じているかを確認して、会話を締めくくりましょう。不安、心配、興奮のいずれを感じている場合でも、これは表面下で何が起きているか、次に進む前にほかに対処すべきことがあるかを見極めるよい機会です。

7. 「率直に話してくださり、ありがとうございます。」

最後に、オープンかつ率直な形で会話に参加してくれたスタッフを認めましょう。チーム内で特に強化し、さらに見たい行動については、称賛と評価を伝えてください。

次はどうする？

フィードバックからフィードフォワードへ切り替えるのは難しいことがあります。そのように定着した習慣を変えるには、ある程度の練習が必要です。まず、フィードバックに関する自分の前提や、チームを育成する最善の方法について見直しましょう。次に、チーム内でより気軽に話せる人たちと、このアプローチを実践してみてください。

また、うまくいっている人と苦戦している人では、アプローチを調整する必要があります。改善志向の高いパフォーマーは、このアプローチをすぐに取り入れられるでしょう。一方で、十分な成果を上げられていない人や強いストレスを感じている人は、より目標志向になり、改善方法を考えられるようになるために、より多くの支援を必要とする場合があります。このような状況では、より明確な枠組みと支援を提供する必要があるかもしれませんが、前向きで未来に焦点を当てることを目指しましょう。

このツールを活用すれば、前向きな職場環境と高い成果を上げるチームを築くことができます。必要なのは練習と、ほんの少しの勇気だけです。

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