チームのコミュニケーションを台無しにする六つの失敗

わずか10分で、チームがあるプロジェクトでうまく成果を出すか、それとも苦戦するかを正確に予測できます– そして、それはすべて彼らのコミュニケーションの取り方に関係しています。あなたのパフォーマンスを妨げているかもしれない、最も有害な6つのコミュニケーションのタイプと、全体的にコミュニケーションスキルを向上させるためのヒントをご紹介します。

コミュニケーションの失敗1：自分が何を伝えたいのか分からないまま話す

世界で最も自然なことのように聞こえます。つまり、言うことがない人は黙って、ほかの誰かに場を譲るということです。ところが実際には、自分が何を言いたいのかまったくわかっていないのに、それでも話してしまう性格タイプがたくさんいます。そうすることで、つまり声に出して話すことで、考えを整理するからです。私は別の記事で、特にENTP、ENFP、ESTP、ESFPのような「話しながら考える」タイプについて取り上げました。あらゆる会議を台無しにする7つの大罪。絶え間ない発言の奔流によって、対照的なタイプの人々――話す前に考える人、主に内向的な人々――がすぐに忍耐を失い、チームメンバーを真剣に受け止めなくなる様子が容易にわかります。

解決策：伝えたいことを明確にしましょう。

人が何も言うことがないなら、何も言うべきではありません――少なくとも、まだその時ではありません。考えをまとめる時間がなかったときに、「すみません、それについて自分がどう思うのか、まだはっきりしていません」と言ってもまったく問題ないことを、チームに明確に伝えましょう。可能な限り、大切な話し合いの前に、全員があらかじめ考える機会を持てるようにしてください。

コミュニケーションにおける間違い2：個人攻撃の余地を与えること

同僚に建設的なフィードバックを与えることと、怒りに任せて相手を叱責することには、大きな違いがあります。チームメンバー同士が互いを批判することを許すのは、相手自身やその仕事ぶりについて嫌な気持ちにさせてもよいと言っているのと同じです。仕事の進め方について、もっと良くできた方法を提案することはぜひ認めるべきですが、他の人が劣等感を抱くような人への評価は許してはいけません。

解決策：抽象論や一般論ではなく、具体的な例を用いましょう。

相手の短所や弱みについて話す必要があるときは、前向きな伝え方をしましょう。避けるべき言葉：「あなたは怠け者だ！報告書を期限どおりに仕上げたことがない！」適切な言葉：「この報告書を期限どおりに受け取れないと、月末の財務諸表を仕上げるのが難しくなります。木曜日の業務終了までにこれを優先して提出していただけると、大変助かります。」

コミュニケーションにおける間違い3：相手がまだ話している最中に返答を考えること

オフィスで周りに聞いてみれば、誰かがアイデアを提案したのに、相手が自分の返答を考えるのに夢中で、話されている内容を本当に受け止めていなかったために、無視されたり却下されたりした場面がいくつも見つかるでしょう。そうなると、相手が伝えようとしていた要点を聞き逃し、不明確な点について確認を求める機会も逃してしまうのです。

解決策：耳を傾け、ただ静かにしましょう！

自分を喜ばせたり、自分をより良く見せたりするためだけに話してはいけません。耳を傾けることは、敬意や礼儀、思いやりの問題（いつも話を遮られたい人などいるでしょうか？）であるだけでなく、実りあるやり取りの鍵でもあります。人々が互いの話を聞かずに話していると、素晴らしいアイデアも意思疎通の行き違いの中で失われてしまいます。

コミュニケーションにおける間違い4：謝罪を拒むこと

一部の性格タイプ、特にThinking・Judgingタイプの人は、間違いを自分が悪いことをした証拠ではなく学びの機会と捉えるため、謝るのが苦手です。これは、ほかの性格タイプ、とりわけIntuition・Feelingタイプの人の気に障ることがあります。明確な謝罪がないと、こうしたタイプの人は、他人の問題について自分が責められている、あるいは何らかの形で支配・操作されていると感じることがあります。

解決策：自分が間違っているときに、それを認めるよう促しましょう。

これは難しい問題です。なぜなら、ある性格タイプの人は、謝罪が必要な状況だと必ずしも認識しないことがあり、自分の行動が他者の気持ちに与える影響に気づいていない場合もあるからです。この点については、少し促す必要があるかもしれません。チームメンバーに、問題と感じられる行為そのものよりも解決策に意識を向けるよう促すと、よりうまくいくかもしれません。避けたい言葉：「支払いを逃したのはあなたのせいです！ なぜ謝らないのですか？」 適切な言葉：「支払いを逃してしまったようです。責任を分担したほうが、もっとうまくいくかもしれません。」

コミュニケーションの間違い5：曖昧な指示

「とにかく終わらせて」。一見すると十分に明確に聞こえますが、この言葉はひどいコミュニケーションの典型です。期限、望ましい成果、あるいは任されたプロジェクトの具体的な内容さえ相手に明確に伝えなければ、相手が良い仕事をすることはほぼ不可能です。コミュニケーションにおいて最もよくある間違い――本当に、最も多い間違いです！――は、何をどれだけ少なく話しても、会話の相手が自分の意図を理解していると思い込むことです。実際には、ほとんど理解していません。なぜなら、人はそれぞれ情報を異なるように解釈し、判断を曇らせる異なる経験を持っているからです。

解決策：迷う余地を残さない。

メッセージを伝えるために必要な言葉の数に決まりはありません。しかし、すべての会話の目的は、話した内容が相手にきちんと届くようにすることです。十分に話さなければ、会話を途中で閉ざしてしまうことになります。簡潔に話すことが自然なスタイルの人は、会話の終わりに相手に質問がないか尋ねる習慣をつけるとよいでしょう。そうすることで確認ができ、疑問の余地がなくなります。

コミュニケーションにおける6つ目の誤り：自分で思っているほど公平ではない

私たちの多くは、自分は客観的かつ公平で、必要な事実をすべて把握していると考えています。しかし現実には、誰もが個人的な偏見を持ち込み、同じ事実を解釈する際には他の人と同じように先入観に左右されます。何気ない一言が気に入らず、誤って気分を害したことはありませんか？ 自分には明白に思えたメッセージなのに、送ったメールがまったく違う意味に受け取られてしまったことはありませんか？ 私たちは誰一人、自分が思うほど公平ではありません。効果的なコミュニケーターはこのことを理解しており、メッセージを伝えようとするときには常にこの点を意識しています。

解決策：チームを評価しましょう。

自分自身のコミュニケーションスタイルと相手のコミュニケーションスタイルを理解していなければ、自分の伝え方を注意深く見直すことはできません。だからこそ、性格診断はとても役立つのです。自分のコミュニケーションで何が起きているのかを理解できれば、より良い選択ができます。私はどのように伝えているのか？ 相手はどのようなメッセージに反応するのか？ 相手が私をもっとよく理解できるように、どう言い換えればよいのか？ 性格診断の最も優れた点は、こうした大きな成果を得るために、何年も試行錯誤を重ねる必要がないことです。すぐに改善を実感できます。