6 errores que arruinarán la comunicación de tu equipo

En solo 10 minutos, puedes predecir con precisión si tu equipo tendrá un buen o mal desempeño en un proyecto determinado – y todo tiene que ver con cómo se comunican. Aquí tienes seis de los tipos de comunicación más destructivos que pueden estar obstaculizando tu desempeño, además de consejos sobre lo que puedes hacer para mejorar tus habilidades de comunicación en todos los ámbitos.

Error de comunicación 1: Las personas hablan sin saber qué quieren decir

Suena como lo más natural del mundo: quien no tiene nada que decir se calla y deja que otra persona tome la palabra. En la práctica, hay muchas personalidades que no tienen idea de qué quieren decir, pero lo dicen de todos modos porque así organizan sus pensamientos: expresándolos en voz alta. Hablé de los tipos que «hablan para pensar», en particular las personalidades ENTP, ENFP, ESTP y ESFP, en otra publicación, 7 pecados capitales que arruinan todas las reuniones. Puedes ver de inmediato cómo el flujo constante de palabras hace que las personas de tipos opuestos –aquellas que piensan antes de hablar, en su mayoría introvertidas– pierdan la paciencia y dejen de tomar en serio a sus compañeros de equipo.

Solución: Ten claro lo que quieres comunicar.

Si las personas no tienen nada que decir, no deberían decir nada –al menos, todavía no. Deja claro a tu equipo que está perfectamente bien decir: «Lo siento, no estoy muy seguro de qué pienso sobre eso», cuando no hayan tenido tiempo de ordenar sus pensamientos. Siempre que sea posible, da a todos la oportunidad de pensar antes de una conversación importante

Error de comunicación 2: Dar lugar a las críticas personales

Hay una enorme diferencia entre dar comentarios constructivos a un colega de trabajo y reprenderlo con ira. Cuando permites que los miembros del equipo se critiquen entre sí, estás diciendo que está bien hacer que las personas se sientan mal consigo mismas o con su desempeño. Por supuesto, permite que los miembros del equipo sugieran maneras en que una tarea laboral podría haberse realizado mejor, pero no les permitas juzgar a las personas de modo que otras se sientan inferiores.

Solución: Usa ejemplos concretos, no abstracciones ni generalizaciones.

Cuando llegue el momento de hablar sobre las deficiencias o debilidades de alguien, abórdalas de manera positiva. Palabras incorrectas: «¡Eres perezoso! ¡Nunca terminaste el informe a tiempo!». Palabras correctas: «Me cuesta terminar los estados financieros de fin de mes si no tengo este informe a tiempo. Me ayudaría muchísimo si pudieras priorizar entregármelo antes del final de la jornada del jueves».

Error de comunicación 3: Preparar una respuesta mientras la otra persona aún está hablando

Pregunta en la oficina y encontrarás muchas situaciones en las que alguien ha sugerido una idea, pero esta se ha ignorado o rechazado porque la otra persona estaba tan ocupada preparando su propia respuesta que nunca percibió realmente lo que se estaba diciendo. Inevitablemente, se han perdido el sentido de lo que la otra persona quería decirles y la oportunidad de pedir aclaraciones cuando ciertos puntos no estaban claros.

Solución: ¡Escucha y simplemente quédate callado!

Nunca hables solo para complacerte o para quedar mejor. Escuchar no solo es una cuestión de respeto, cortesía y consideración (¿quién quiere que lo interrumpan todo el tiempo?), sino también la clave para un intercambio exitoso. Cuando las personas hablan sin escucharse entre sí, las grandes ideas se pierden por falta de comunicación.

Error de comunicación 4: Negarse a pedir disculpas

Algunas personalidades, en particular las de Thinking Judging, tienen dificultades para pedir disculpas porque ven los errores como oportunidades de aprendizaje, no como algo que hayan hecho mal. Esto puede irritar a otras personalidades, especialmente las de Intuition Feeling. En ausencia de una disculpa explícita, estos tipos pueden sentir que se les culpa por el problema de otra persona o que se les controla y manipula de alguna manera.

Solución: Anima a las personas a admitir cuando se equivocan.

Esto es difícil porque ciertas personalidades no siempre reconocerán una situación como una que amerite una disculpa, y es posible que no estén atentas al impacto que su comportamiento tiene en los sentimientos de los demás. Puede que tengas que insistir un poco en este aspecto. Podrías lograr más si animas a los miembros de tu equipo a centrarse más en la solución a una falta percibida. Palabras incorrectas: «¡Es culpa tuya que no hayamos realizado el pago! ¿Por qué no te disculpas?». Palabras correctas: «Veo que perdimos el pago. Quizá podría funcionar mejor si delegáramos nuestras responsabilidades».

Error de comunicación 5: Instrucciones vagas

«Simplemente hazlo». Suena bastante claro, pero esta frase es un ejemplo de comunicación terrible. Cuando no logras que la persona destinataria comprenda claramente el plazo, el resultado deseado o incluso la naturaleza específica del proyecto que se le ha asignado, es prácticamente imposible que haga un buen trabajo. El error más común en la comunicación –¡DE TODOS!– es asumir que tu interlocutor te sigue, sin importar qué digas o cuánto poco digas. Casi nunca es así, porque cada persona interpreta la información de manera diferente y tiene experiencias distintas que nublan su juicio.

Solución: No dejes lugar a dudas.

No hay ninguna regla sobre cuántas palabras (o cuán pocas) necesitamos para formular un mensaje. Pero el objetivo de toda conversación es garantizar que lo que se dice llegue a la persona destinataria. Si no dices lo suficiente, ya has cerrado la conversación a mitad de camino. Para las personalidades cuya forma natural de comunicarse es la brevedad, es una buena práctica terminar cada conversación preguntando si la otra persona tiene alguna pregunta. Esto permite hacer aclaraciones para que no quede lugar a dudas.

Error de comunicación 6: No ser tan imparcial como crees

La mayoría creemos que somos objetivos e imparciales y que tenemos todos los hechos a nuestra disposición. En realidad, todos aportamos nuestros prejuicios personales y somos tan parciales como cualquier otra persona a la hora de interpretar los mismos hechos. ¿Alguna vez te has ofendido por error porque alguien hizo un comentario improvisado que no te gustó? ¿Alguna vez has enviado un correo electrónico que se malinterpretó por completo aunque el mensaje te parecía perfectamente obvio? Ninguno de nosotros es tan imparcial como cree. Las personas que se comunican eficazmente lo entienden y lo tienen presente cuando intentan transmitir su mensaje.

Solución: Evalúa a tu equipo.

No puedes vigilar de cerca tu estilo de comunicación si no entiendes tu propio estilo de comunicación y el de los demás. Por eso las evaluaciones de personalidad son tan útiles: si podemos comprender qué ocurre en nuestra propia comunicación, podemos tomar mejores decisiones. ¿Cómo me estoy comunicando? ¿A qué tipo de mensajes responde la otra persona? ¿Cómo puedo decir esto de otra manera para que me entienda mejor? Lo mejor de la evaluación de personalidad es que no tienes que pasar años probando y fallando para obtener estos potentes resultados. Puedes ver mejoras de inmediato.